La contabilidad tiene dos funciones:
- Función interna: base de la administración y funcionamiento de la empresa;
- Función externa: fines probatorios.
RÉGIMEN DE DOCUMENTACIÓN Y CONTABILIDAD EN EL CCyCN
De acuerdo con el texto del Código Civil y Comercial de la Nación, la obligación del llevado de contabilidad se extiende a todas las personas que desarrollen una actividad económica o sean titulares de empresa. A tal fin, los libros obligatorios mínimos son el “Diario”, a fin de la anotación de las operaciones en orden cronológico, y el de “Inventario y Balances”, para la anotación en forma detallada de activos, pasivos y patrimonio neto.
ARTÍCULO 320.- Obligados. Excepciones.
Están obligadas a llevar contabilidad todas las personas jurídicas privadas y quienes realizan una actividad económica organizada o son titulares de una empresa o establecimiento comercial, industrial, agropecuario o de servicios. Cualquier otra persona puede llevar contabilidad si solicita su inscripción y la habilitación de sus registros o la rubricación de los libros, como se establece en esta misma Sección.
Sin perjuicio de lo establecido en leyes especiales, quedan excluidas de las obligaciones previstas en esta Sección las personas humanas que desarrollan profesiones liberales o actividades agropecuarias y conexas no ejecutadas u organizadas en forma de empresa… También pueden ser eximidas de llevar contabilidad las actividades que, por el volumen de su giro, resulta inconveniente sujetar a tales deberes según determine cada jurisdicción local.
De la lectura de este artículo surge que la contabilidad puede ser obligatoria o voluntaria, y que también hay personas que están exentas de llevar contabilidad.
Contabilidad obligatoria
- Personas jurídicas privadas;
- Personas que realizan una actividad económica organizada;
- Personas que sean titulares de una empresa o establecimiento comercial, industrial, agropecuario o de servicios.
Contabilidad voluntaria
- Personas que soliciten inscripción y habilitación de sus registros
- Personas que soliciten la rubricación de los libros.
Personas exentas
- Irrelevancia de los negocios;
- Profesiones liberales;
- Personas que realicen actividades agropecuarias de subsistencia.
MODO DE LLEVAR LA CONTABILIDAD
ARTÍCULO 321.- Modo de llevar la contabilidad.
La contabilidad debe ser llevada sobre una base uniforme de la que resulte un cuadro verídico de las actividades y de los actos que deben registrarse, de modo que se permita la individualización de las operaciones y las correspondientes cuentas acreedoras y deudoras. Los asientos deben respaldarse con la documentación respectiva, todo lo cual debe archivarse en forma metódica y que permita su localización y consulta.
Registros necesarios
ARTÍCULO 322.- Registros indispensables.
Son registros indispensables, los siguientes:
a) diario;
b) inventario y balances;
c) aquellos que corresponden a una adecuada integración de un sistema de contabilidad y que exige la importancia y la naturaleza de las actividades a desarrollar;
d) los que en forma especial impone este Código u otras leyes.
ARTÍCULO 327.- Diario.
En el Diario se deben registrar todas las operaciones relativas a la actividad de la persona que tienen efecto sobre el patrimonio, individualmente o en registros resumidos que cubran períodos de duración no superiores al mes. Estos resúmenes deben surgir de anotaciones detalladas practicadas en subdiarios, los que deben ser llevados en las formas y condiciones establecidas en los artículos 323, 324 y 325.
El registro o Libro Caja y todo otro diario auxiliar que forma parte del sistema de registraciones contables integra el Diario y deben cumplirse las formalidades establecidas para el mismo.
De la lectura de estos dos artículos surge que existen libros indispensables y libros auxiliares:
- Libros necesarios:
- Diario;
- Inventario y balances;
- Aquellos que corresponden a una adecuada integración de un sistema de contabilidad y que exige la importancia y la naturaleza de las actividades a desarrollar;
- Aquellos que impongan las leyes especiales.
- Libros auxiliares:
- Libro Caja;
- Libro Mayor.
EFICACIA PROBATORIA
ARTÍCULO 330.- Eficacia probatoria.
La contabilidad, obligada o voluntaria, llevada en la forma y con los requisitos prescritos, debe ser admitida en juicio, como medio de prueba.
Sus registros prueban contra quien la lleva o sus sucesores, aunque no estuvieran en forma, sin admitírseles prueba en contrario. El adversario no puede aceptar los asientos que le son favorables y desechar los que le perjudican, sino que habiendo adoptado este medio de prueba, debe estarse a las resultas combinadas que presenten todos los registros relativos al punto cuestionado.
La contabilidad, obligada o voluntaria, prueba en favor de quien la lleva, cuando en litigio contra otro sujeto que tiene contabilidad, obligada o voluntaria, éste no presenta registros contrarios incorporados en una contabilidad regular.
Sin embargo, el juez tiene en tal caso la facultad de apreciar esa prueba, y de exigir, si lo considera necesario, otra supletoria.
Cuando resulta prueba contradictoria de los registros de las partes que litigan, y unos y otros se hallan con todas las formalidades necesarias y sin vicio alguno, el juez debe prescindir de este medio de prueba y proceder por los méritos de las demás probanzas que se presentan.
Si se trata de litigio contra quien no está obligado a llevar contabilidad, ni la lleva voluntariamente, ésta sólo sirve como principio de prueba de acuerdo con las circunstancias del caso.
La prueba que resulta de la contabilidad es indivisible.
De acuerdo con este artículo la eficacia probatoria está sujeta a los siguientes supuestos:
- Quien lleva libros en legal forma contra quien no lleva libros en legal forma, por lo tanto, esta forma probatoria significa plena prueba, pudiendo (igualmente) conciliarla con otros medios probatorios;
- Quien lleva libros en legal forma contra quien lleva libros en legal forma, y se contradicen entre sí. En este supuesto el juez debe prescindir de este medio de prueba y proceder por los méritos de las demás probanzas que se presentan.
- Quien lleva libros en legal forma contra quien no está obligado a llevar libros de comercio. En este caso, el juez solo deberá considerar la prueba pericial contable como un indicio de prueba debiendo complementar la misma con otros medios probatorios.
RÉGIMEN DE DOCUMENTACIÓN Y CONTABILIDAD EN LA LEY 19.550
ARTÍCULO 61. — Medios mecánicos y otros.
Podrá prescindirse del cumplimiento de las formalidades impuestas por los artículos 73, 162, 213, 238 y 290 de la presente ley, como así también de las impuestas por los artículos 320 y subsiguientes del Código Civil y Comercial de la Nación para llevar los libros societarios y contables por Registros Digitales mediante medios digitales de igual manera y forma que los registros digitales de las Sociedades por Acciones Simplificadas instituidos por la ley 27.349.
El libro diario podrá ser llevado con asientos globales que no comprendan períodos mayores de un (1) mes…
ESTADOS CONTABLES
Son un conjunto de documentos elaborados bajo normas técnicas que demuestran la situación patrimonial, económica y financiera de una empresa a una fecha determinada. El periodo transcurrido entre la fecha tomada como inicio del análisis y la fecha de cierre se denomina “ejercicio económico”.
Estos son los cuatro estados contables previstos en la ley de sociedades:
- Balance
- Estado de resultados
- Notas y cuadros complementarios
- Memoria
El Balance General
El balance es una relación ordenada, un cuadro sintético, resumen del inventario, en el que se expresa el estado económico de una empresa y los resultados de su explotación en un momento determinado.
La comprobación del inventario y balance suministra información sobre la situación económica existente al cierre del ejercicio. Asimismo, explica:
- La financiación de la empresa;
- La solvencia de la empresa;
- La liquidez de la empresa.
Los principios fundamentales en que debe reposar un balance son los siguientes;
- Claridad;
- Veracidad;
- Uniformidad.
Estado de resultados
Es también conocido como estado de ganancias y pérdidas y es un reporte financiero que, en base a un periodo determinado, muestra de manera detallada los ingresos obtenidos, los gastos en el momento en que se producen y, como consecuencia, el beneficio o pérdida que ha generado la sociedad en dicho periodo de tiempo para analizar esta información y, en base a ello, tomar decisiones respecto del negocio.
El objetivo del estado de resultados es fundamentalmente medir los logros alcanzados y los esfuerzos desarrollados por la sociedad en el desenvolvimiento de su actividad durante el periodo que se presenta.
Las Notas Complementarias
Tienen por objeto ampliar la información hacia terceros sobre las cuestiones mas relevantes mostradas en los estados anteriores, especialmente aspectos relativos a los criterios de valuación, composición de los diversos rubros, contingencias y hechos posteriores a la fecha de cierre que puedan resultar significativos, entre otros.
La Memoria
Es aquella información complementaria a los estados contables que expone en forma subjetiva los hechos, circunstancias, datos y razones vinculadas en conjunto con los mismos, a fin de ilustrar al accionista sobre la gestión pasada, actual y prospectiva de la sociedad.
La memoria no es un estado contable, sino que es información complementaria que debe ser confeccionada por los administradores siguiendo los principios de veracidad y exactitud
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